เรียนรู้การใช้งานโปรแกรมสำเร็จรูปอย่างมืออาชีพ

shutterstock_73825162

เป็นที่ทราบกันดีว่าในแต่ละบริษัทหรือแต่ละกิจการต่างก็ต้องมีการทำระบบบัญชี เพื่อให้ทราบถึงข้อมูล รายละเอียดเกี่ยวกับรายรับ รายจ่ายและผลกำไรหรือขาดทุนของแต่ละกิจการ ซึ่งมีธุรกิจหลายแห่งที่เพิ่งจะเริ่มเปิดกิจการใหม่ทำให้ยังไม่รู้เรื่องระบบบัญชีเท่าไหร่นัก นอกเหนือจากการจ้างพนักงานบัญชี หรือผู้จัดทำบัญชีจากองค์กรสำนักงานบัญชีให้มาช่วยดูแลบัญชีในบริษัทแล้ว สิ่งหนึ่งที่ได้รับความนิยมไม่แพ้กันก็คือการใช้งานบัญชีจากโปรแกรมสำเร็จรูปนั่นเอง ด้วยความสะดวกรวดเร็ว และเรียนรู้ให้เข้าใจถึงการทำงานในระบบบัญชีของกิจการ ทำให้ปัจจุบันมีโปรแกรมการทำบัญชีสำเร็จรูปออกมาแข่งขันกันมากมาย แม้แต่นักทำบัญชีบางคนยังต้องหันมาพึ่งเทคโนโลยีนี้ เพื่อต้องการปิดงบยอดบัญชีให้ทันแต่ละงวดนั่นเอง

โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปภาคภาษาไทย

โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปภาคภาษาไทย   เป็นการออกแบบโปรแกรมบัญชีที่อาศัยพื้นฐานการทำงานของธุรกิจปัจจุบัน โดยสามารถนำมาจัดลำดับการทำงานอย่างเป็นขั้นตอน ทำให้สะดวกต่อการใช้งาน เหมือนกับการทำงานด้วยมือสมัยก่อนที่สำคัญยังแสดงผลเป็นภาษาไทยอีกด้วย ซึ่งส่วนใหญ่จะออกแบบในรูปกราฟฟิกที่สวยงาม ช่วยทำงานได้ง่าย สะดวกและรวดเร็ว ข้อดีของการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปส่วนใหญ่ การทำงานของแต่ละโปรแกรมสามารถแยกออกจากกันได้อย่างเป็นอิสระ โดยสามารถเริ่มต้นการทำงานที่โปรแกรมใดก่อนหรือหลังได้ตามต้องการ  ด้วยเมนูภาษาไทย จึงทำให้ในแต่ละโปรแกรมไม่ดูซับซ้อน และใช้งานได้สะดวก สามารถควบคุมการทำงานได้ง่าย

รองรับการทำงานข้อมูลได้หลากหลาย

โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปยังสร้างกิจการได้หลากหลายกิจการ แต่ละกิจการสามารถกำหนดรูปแบบของรายงานและใบกำกับที่แตกต่างกันได้ ยังสามารถพิมพ์รายงานต่างๆออกมาได้ทันที โดยไม่ต้องมีการประมวลผลใดๆ ส่วนใหญ่เป็นการทำงานของโปรแกรมระบบแบบ INTERACTIVE  ที่มีระบบตรวจสอบการอัพเดทโปรแกรมอัตโนมัติผ่านทางอินเทอร์เน็ต ทำให้  มีความทันสมัยตลอดเวลา มีเสถียรภาพสูง และสามารถทำงานได้ในระบบเซฟโหมด แต่อาจอาศัยวินโดวส์เพื่อการแสดงผลเป็นหลัก และสามารถย้ายการติดตั้งโปรแกรมไปยัง ไดเร็คทอรี่อื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย หรือติดตั้งโปรแกรมได้บนอุปกรณ์ภายนอกได้ไม่ว่าจะเป็น Compact Flash, External Harddisk , Flash Drive และ SD-CARD ทำให้สามารถนำโปรแกรมไปทำงานในที่ต่างๆ ได้ทันทีโดยไม่ต้องทำการติดตั้ง

ระบบฐานข้อมูลมีประสิทธิภาพสูง

ระบบฐานข้อมูลของโปรแกรม จะมีลักษณะการจัดเก็บแบบบันทึกตามหลัก ที่มีเสถียรภาพในการทำงานสูง ไม่จำเป็นต้องมีการดูแลใดๆ เป็นพิเศษ และสามารถรองรับปริมาณข้อมูลได้มากพร้อมระบบสำรองข้อมูลที่ใช้งานได้อย่างง่ายดาย อีกทั้งยังทำข้อมูลกลับมาลงใหม่ได้อย่างสะดวก มีระบบรหัสผ่าน  เพื่อป้องกันมิไม่ให้บุคคลภายนอกเข้าสู่โปรแกรม หรือดูรายงานที่ไม่ต้องการให้เปิดเผย

สามารถกำหนดช่วงเวลาที่จะพิมพ์รายงานได้ทั้งแบบรายปี รายเดือน หรือรายวัน เพื่อช่วยให้เจ้าของกิจการได้รับข้อมูลสำหรับนำมาวิเคราะห์ หรือตัดสินใจในการกำหนดนโยบายต่างๆ ได้อย่างละเอียดทันที

รายละเอียดของการทำบัญชีแต่ละประเภทมีข้อจำกัดอย่างไร?

shutterstock_110966045

ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ตาม พ.ร.บ.การบัญชี 2543 หรือนักกฎหมายบัญชี  คือผู้ที่มีหน้าที่สำหรับในการจัดทำบัญชี ซึ่งจะประกอบด้วย ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน บริษัทมหาชนจำกัด บริษัทจำกัด และนิติบุคคลที่ตั้งขึ้นตามกฎหมายต่างประเทศที่ประกอบธุรกิจในประเทศไทย  รวมทั้งกิจการร่วมค้าตามประมวลรัษฎากร และสถานที่ประกอบธุรกิจเป็นประจำ บวกกับบุคคลธรรมดา และห้างหุ้นส่วนสามัญที่มิได้จดทะเบียนตามที่รัฐมนตรีประกาศ

ความหมายของผู้ทำบัญชี

ผู้ทำบัญชี คือ ผู้รับผิดชอบในการทำบัญชีของธุรกิจซึ่งอาจจะเป็นลูกจ้าง หรือเจ้าของกิจการเอง  แต่บางบริษัทก็อาจจ้างสำนักงานบัญชีจัดทำ ซึ่งผู้ทำบัญชีของธุรกิจจะต้องมีคุณสมบัติตามที่กฎหมายกำหนด คืออยู่ในประเทศไทยและมีความรู้ภาษาไทยเพียงพอที่จะทำหน้าที่เป็นผู้ทำบัญชีได้ ที่สำคัญคือ ต้องไม่เคยต้องโทษจำคุกในความผิดตามกฎหมายบัญชี กฎหมายวิชาชีพบัญชี หรือกฎหมายผู้สอบบัญชี และมีคุณสมบัติด้านคุณวุฒิการศึกษา ตามขนาดธุรกิจที่กำหนดในแต่ละกลุ่ม ซึ่งบัญชีของกิจการส่วนใหญ่ที่จะต้องทำมีอยู่หลักๆ ก็คือบัญชีรายวัน บัญชีแยกประเภท และบัญชีสินค้า

การจัดทำบัญชีในแต่ละประเภท

บัญชีรายวัน รับเงิน เป็นบัญชีสำหรับบันทึกรายการต่างๆ ที่กิจการได้รับเงินสด หรือเมื่อมีเงินฝากในธนาคารเพิ่มขึ้น หากมีบัญชีธนาคารหลายบัญชี ต้องแยกแต่ละเลขที่ของบัญชีธนาคาร ส่วนบัญชีรายวันจ่ายเงิน คือบัญชี สำหรับการใช้บันทึกรายการเมื่อทำการจ่ายเงินสดออกไป หรือเงินฝากในธนาคารลดลง   แต่หากเป็นบัญชีรายวันซื้อ คือจะใช้บันทึกเฉพาะรายการที่เกี่ยวกับการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น  และบัญชีรายวันขาย เป็นบัญชีสำหรับบันทึกเฉพาะรายการที่เกี่ยวกับการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น  บัญชีแยกประเภท เป็นบัญชีสำหรับการทำงบการเงินแต่ละประเภท ที่ผ่านรายการตามประเภทบัญชีที่เกิดขึ้น อย่างการทำบัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ หนี้สิน ค่าใช้จ่าย ทุน รายได้ ลูกหนี้ และเจ้าหนี้  และบัญชีสินค้า เป็นบัญชีที่แสดงการเคลื่อนไหวของปริมาณสินค้าหรือวัตถุดิบของกิจการแต่ละชนิดว่ามีปริมาณรับเข้ามาหรือจ่ายออกไปรวมทั้งมียอดคงเหลือเท่าไหร่  ตามกฎหมายบัญชีจะมีการกำหนดให้ธุรกิจที่ทำการผลิตหรือซื้อขายสินค้าต้องจัดทำบัญชีสินค้า หรือวัตถุดิบด้วย

ข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี

ข้อความและรายการของการทำบัญชีที่จะต้องทำคือ เป็นบัญชีของใคร, ประเภทของบัญชี (บัญชีเงินสด, บัญชีรายวัน หรือบัญชีแยกประเภท)  เป็นบัญชีเล่มที่เท่าไหร่ เพราะหากมีบัญชีหลายเล่ม จะต้องมี ชื่อบัญชี ที่แยกออกมาจากชื่อบัญชีหลัก อย่างค่าเงินเดือน ค่าไฟฟ้า ค่าโทรศัพท์ ค่าบริจาค โดยจะต้องดูรยะเวลาและการลงวันที่ในบัญชีด้วย เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีเป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก อย่างใบเสร็จรับเงิน ที่ได้มาจากการซื้อสินค้า ใบรับสินค้า ใบกำกับสินค้า ฯลฯ รวมถึงเอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เพื่อที่จะออกให้แก่ลูกค้า อย่าง ใบเสร็จรับ เงิน โดยผู้ประกอบการก็จะเก็บเป็นตัวสำเนาไว้ และเอกสารที่ใช้ภายในกิจการ อย่างใบบันทึกรายการต่างๆ อย่างของใช้ในออฟฟิศ ซึ่งหากไม่มีใบเสร็จ ก็อาจจะบันทึกขึ้นมาเอง แต่ต้องเขียนเป็นรายการซื้อและลงวันที่ ฯลฯ

การจัดทำบัญชีผู้จัดทำต้องมีความรู้ทางด้านบัญชี อันจะทำให้สามารถลงบัญชีได้อย่างถูกต้องครบถ้วนเป็นประโยชน์ต่อกิจการ
ที่มาจาก: www.pangpond.com/p=52805

ประโยชน์ของการทำบัญชีสำหรับผู้ประกอบการ

shutterstock_45316699

ปัญหาของผู้ประกอบการรายย่อยส่วนใหญ่มักจะไม่ทราบตัวเลขในการดำเนินกิจการของตัวเอง บางคนไม่ทราบด้วยซ้ำว่า ตั้งแต่แรกเริ่มลงทุนไปเท่าไหร่  ซื้อของมาเท่าไหร่ ค่าอุปกรณ์ต่างๆ การเช่าพื้นที่ หรือการจัดแต่งร้าน  หรือการนำสินค้ามาสำรองขายได้วันละเท่าไหร่ มีสินค้าคงเหลือเท่าไหร่ แม้กระทั่งกำไรได้เท่าไหร่ก็ยังไม่สามารถคำนวณออกมาได้ นั่นเป็นเพราะไม่มีการทำบัญชี รายรับ-รายจ่ายนั่นเอง ซึ่งการทำกิจการในปัจจุบัน ไม่ว่าจะเป็นขนาดเล็กหรือ ขนาดใหญ่ จะจดทะเบียนหรือไม่จดทะเบียน ตามกฎหมายแล้วจะบังคับให้ต้องมีการจัดทำบัญชี

ผลเสียของการไม่ทำบัญชี

แม้ว่ากิจการจะสามารถคำนวณกำไรได้คร่าวๆ ก็จริง แต่อาจมีการนำเงินในส่วนนี้ไปใช้ส่วนตัว หรือใช้ในครอบครัวทำให้ ไม่มีการแยกเงินของกิจการกับเงินที่ใช้ส่วนตัว ทำให้พบอยู่เสมอว่า บางกิจการมีรายได้ดี หรือยอดขายดี แต่ขายไปได้ไม่นานอาจจะต้องเลิกกิจการเพราะผู้ประกอบการอาจมีหนี้สินเพิ่มขึ้น หนทางที่จะช่วยแก้ไขปัญหานี้ได้ คือการทำบัญชี เพราะการทำบัญชีของแต่ละกิจการ ไม่ว่าเล็กหรือใหญ่ หรือกิจการเปิดใหม่การทำบัญชีจะทำให้ทราบที่มาที่ไปของตัวเลขภายในกิจการ แม้กระทั่งบัญชีรายรับ รายจ่ายในครอบครัว ก็ควรที่จะจัดทำ เพื่อให้เกิดการใช้เงินเป็นไปอย่างมีระบบ และมีวินัยทางการเงินนั่นเอง

การทำบัญชีสำหรับผู้ประกอบการ

ในเรื่องของการจัดทำบัญชีตามกฎหมาย ผู้ประกอบการควรจะต้องทราบซึ่งความจริงแล้วเป็นเรื่องที่สามารถเรียนรู้และศึกษาให้เข้าใจได้ง่ายๆ ไม่ซับซ้อน เพราะเป็นเรื่องที่กฎหมายกำหนด และมีบทลงโทษในการปรับ หากคิดจะทำธุรกิจการ ค้าให้เติบโตก้าวหน้าและสร้างความมั่นคงต่อไปในอนาคต ผู้ประกอบการควรจะต้องเปิดใจรับกับสิ่งเหล่านี้ เพราะเป็นกฎกติกาที่ทางฝ่ายรัฐกำหนดขึ้นทำให้ผู้ประกอบกิจการต้องปฏิบัติตาม ซึ่งธุรกิจในประเทศไทยส่วนใหญ่จะเป็นธุรกิจแบบครอบครัว ส่วนหนึ่งที่มักจะเกิดปัญหาคือ ทำให้ขาดระเบียบวินัยและประ สิทธิภาพในการบริหารงาน รวมทั้งไม่มีการแบ่งแยกหน้าที่หรือไม่มีระบบการควบคุมภายในและการตรวจสอบที่ดี และยิ่งไปกว่านั้น ผู้บริหารกิจการมักไม่เห็นความสำคัญหรือสนใจต่อข้อมูลทางการบัญชี  แต่จะจัดทำและปฏิบัติเพื่อให้เป็นไปตามขั้นตอนของกฎหมายเท่านั้น ส่วนใหญ่แล้วจะเป็นการจ้างสำนักงานรับทำบัญชีเพื่อจัดทำบัญชีและจัดหาผู้สอบบัญชี

จุดประสงค์ของการทำบัญชีแต่ละกิจการที่แตกต่างกัน

มีกฎหมายออกมาควบคุมคือต้องทำบัญชีเป็นไปตามความเป็นจริง ผู้จัดทำบัญชีต้องมีหน้าที่และความรับผิดชอบที่จะต้องให้ความร่วมมือกับผู้ทำบัญชีสำหรับการส่งมอบเอกสาร  โดยใช้หลักฐานที่ใช้บันทึกให้และสามารถนำใช้ประโยชน์ได้ แต่ผู้ประกอบการส่วนใหญ่มักไม่ได้นำข้อมูลดังกล่าวมาช่วยตัดสินใจกำหนดทิศทางธุรกิจ แตกต่างจากธุรกิจขนาดใหญ่ที่มักจะให้ความสนใจและให้ความสำคัญ ต่อข้อมูลทางการบัญชีเพราะต้องนำไปวิเคราะห์หรือตัดสินใจในการบริหารงาน

ถึงแม้กิจการของคุณจะไม่ใหญ่มากนัก แต่หากละเลยการทำบัญชีก็จะประสบปัญหาได้เช่นกัน การทำบัญชีจะเป็นเครื่องมือที่ทำให้รู้ถึงฐานะการเงินของกิจการและวางแผนในการบริหารได้
ที่มาจาก: www.pangpond.com/p=52802

เรียนรู้วัตถุประสงค์ของการจัดทำบัญชีเพื่อให้ทราบก่อนตัดสินใจลงทุน

shutterstock_73999330

การทำบัญชีของบริษัท ก็เพื่อเป็นการบันทึกเหตุการณ์ทางการค้า และเพื่อทำให้เจ้าของกิจการได้ทราบว่า ในช่วงเวลานั้น  มีสินทรัพย์ หรือหนี้สินที่เป็นส่วนของเจ้าของอยู่จำนวนเท่าใด และเพื่อเป็นปัจจัยนำไปประกอบการตัดสินใจในการลงทุนของนักธุรกิจและเป็นข้อมูลเพื่อประกอบการตัดสินใจในการบริหารของเจ้าของกิจการ อีกทั้งการทำบัญชียังเป็นการป้อง กันการทุจริตและการสูญหายของสินทรัพย์ เพื่อให้เป็นไปตามข้อบังคับของกฎหมาย และเพื่อเป็นเครื่องมือสำหรับนำมาใช้ในการคำนวณภาษีที่จะต้องจ่ายแก่รัฐบาลนั่นเอง

หลักในการจัดทำบัญชี

การจัดทำบัญชี เป็นกระบวนการจัดการในส่วนของบันทึกรายการทางการค้า โดยผู้ทำบัญชีจะต้องทำการเขียนบันทึกราย การทางการค้า โดยสามารถทำการจำแนกแยกประเภทหมวดหมู่ทางการค้า และจะต้องสรุปผลการดำเนินงาน รวมไปถึงการวิเคราะห์และการแปลความหมายข้อมูลของนักบัญชี  ย้อนกลับไปถึงประวัติของการทำบัญชีเกิดขึ้นตั้งแต่สมัยสุเมเรียนซึ่งอยู่ในดินแดนเมโสโปเตเมีย ในช่วงแรกๆ การทำบัญชี อาจจะเป็นแค่การเก็บข้อมูลเกี่ยวกับปริมาณผลผลิตทางการเกษตร และมูลค่าต่างๆ เหล่านั้น ส่วนวิชาการบัญชีที่มีพื้นฐานเหมือนกับระบบคณิตศาสตร์ ที่เป็นระบบบัญชีคู่ มีความหมายคือ เป็นการบันทึกข้อมูลทางด้านการเงินซึ่งจะมีการบันทึกทั้งด้านบวก  สำหรับหน่วยของเดบิต ที่อาจเรียกว่าการบันทึกบัญชีทางด้านซ้าย  ส่วนด้านลบ หรือเครดิต  ซึ่งอาจเรียกว่าการบันทึกบัญชีทางด้านขวา  ในการบันทึกแต่ละครั้งจะต้องมียอดรวมด้านบวกโดยรวมกับด้านลบเป็นศูนย์

ขอบเขตของงานบัญชี

พื้นฐานของการบัญชีทั้งหมดมาจากสมการที่ว่า  สินทรัพย์=หนี้สิน ทุน สำหรับส่วนรายได้และค่าใช้จ่ายถือเป็นส่วนหนึ่งของทุน  ส่วนขอบเขตของงานบัญชี สามารถจำแนกออกได้เป็นสองประเภท

1.การบัญชีการเงิน

การบัญชีการเงิน (Financial Accounting)  เรียกได้ว่าเป็นการจัดทำบัญชีโดยบันทึกตามมาตรฐานการบัญชีหรือหลักการบัญชีที่รับรองกันทั่วไป  ไม่ว่าจะเป็น งบแสดงฐานะการเงินของบริษัท  แสดงถึงงบกำไรขาดทุนงบกระแสเงินสด และ นโยบายการบัญชี รวมทั้งหมายเหตุประกอบงบการเงิน เพื่อรายงานต่อบุคคลภายนอกกิจการอย่างนักลงทุน เจ้าหนี้ และ ผู้ถือหุ้น  อีกทั้งหน่วยงานราชการและลูกจ้าง

2.การบัญชีเพื่อการจัดการ

การบัญชีเพื่อการจัดการ (Managerial Accounting)  ถือว่าเป็นอีกหนึ่งการจัดทำเพื่อรวบรวมข้อมูลดีๆ เสนอต่อผู้ใช้ซึ่งข้อมูลที่เป็นบุคคลภายในกิจการ จะมี กรรมการบริหาร และผู้จัดการ  รวมถึงหัวหน้าฝ่าย และหัวหน้าแผนก ฯลฯ ซึ่งการบัญชีเพื่อการจัดการ ก็เพื่อใช้ในการวางแผนและควบคุมการดำเนินงาน เพื่อให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยข้อมูลส่วนหนึ่งมาจากการทำบัญชี ที่รวมกับข้อมูลอื่นๆ ในแบบที่เป็นตัวเงินและไม่เป็นตัวเงิน อย่างจำนวนชั่วโมงการทำงาน  หรือจำนวนหน่วยของวัตถุดิบ

การรายงานทางการบัญชีทั้งนี้มีการจัดการได้หลากหลายรูปแบบ แต่ส่วนใหญ่จะขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้บริหาร
ที่มาจาก: www.pangpond.com/p=52800

การเรียนรู้วัตถุประสงค์ของการทำบัญชีมีประโยชน์อย่างไร?

shutterstock_164834465

วัตถุประสงค์พื้นฐานของการบัญชี เป็นการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบการเงินเพื่อเป็นการนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจเชิงเศรษฐกิจโดยเริ่มจากกระบวนการ ของการทำบัญชี ในการเก็บรวบรวมและมีการจดบันมึกรายการค้าตามลำดับก่อนหลัง จากนั้นจึงค่อยนำมาจัดประเภทรายการต่างๆ แล้วจึงนำมาสรุปเป็นรายงานและทำงบการเงินเพื่อทำการวัดผลและรายงานผลการดำเนินงาน และฐานะทางการเงินของกิจการให้แก่ผู้สนใจทุกๆ ฝ่ายทราบ

การทำหน้าที่สำคัญของนักบัญชี

นักบัญชีจะคอยรายงานผลการดำเนินงานของกิจการในรูปแบบเงินตรา เพื่อที่จะสามารถทำรายงานผลการดำเนินงานรวมทั้งฐานะการเงินของธุรกิจได้ดีโดยเชื่อว่าการบัญชีจะให้รายงานที่ก่อให้เกิดเป็นประโยชน์แก่บุคคลที่มีส่วนได้เสียโดยตรงในการบริหารงาน ปกติแล้วกลุ่มผู้ใช้ภายในอย่างซีอีโอ CEO กรรมการ, หรือผู้จัดการ , ผู้อำนวยการและผู้บริหารที่จะใช้ข้อมูลทางการบัญชีเพื่อเป็นส่วนประกอบในการตัดสินใจและให้ข้อมูลทางการเงินเพื่อบอกสถานะทางการเงินกับหน่วยงานต่าง โดยการรายงานต้นทุนสินค้างบประมาณรายรับ-รายจ่าย และงบการเงินประจำเดือนซึ่งอย่าลืมว่าการจัดทำงบประมาณเหล่านี้มีส่วนในการวางแผนและช่วยแก้ปัญหาที่จะเกิดขึ้นด้วย โดยมีการเสนอรายงานทางการเงิน แก่บุคคลภายนอกอย่าง ผู้ถือหุ้น หรือเจ้าหนี้ รวมทั้งหน่วยงานต่างๆ ของรัฐ ที่จะต้องนำเสนอเพื่อประกอบการตัดสินใจในกิจการต่าง ๆ อย่าง ภาษีและการอนุมัติวงเงินแก่กิจการ

หลักการพื้นฐานของบัญชี

หลักการของการบัญชีมีวัตถุประสงค์ก็คือ เป็นการนำเสนอข้อมูลที่มีประโยชน์สำหรับใช้ในการตัดสินใจ ในเชิงเศรษฐกิจให้แก่กลุ่มบุคคล ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับธุรกิจ หรือผู้ใช้งบการเงิน หมายรวมถึงบุคคลภายในและภายนอกกิจการของผู้ใช้งบการเงิน โดยส่วนใหญ่ต้องการทราบข้อมูลที่เกี่ยวกับผลการดำเนินงาน  แบวกกับฐานะการเงินของกิจการ ทำให้ข้อมูลทางการเงินที่ธุรกิจต่าง ๆ รายงานออกไป จะต้องมีความถูกต้อง แม่นยำและมีความน่าเชื่อถือได้  อีกทั้งจะต้องสะท้อนถึงความเป็นจริงของธุรกิจนั้น ๆ  และนำไปสู่การตัดสินใจเชิงเศรษฐกิจที่ถูกต้องเหมาะสมของผู้ใช้ข้อมูล

การนำเสนอข้อมูลทางการเงิน

ไม่ว่าจะทำธุรกิจอะไร จะต้องมีการนำเสนอข้อมูลทางการเงินในรูปแบบของงบการเงินรวมอยู่ด้วย ซึ่งอาจเป็นผลลัพธ์สุด ท้ายของการจัดทำบัญชี โดยมีการเริ่มต้นตั้งแต่การเก็บรวบรวมข้อมูลทางการเงินทั้งหมดของธุรกิจในรอบหนึ่งงวดบัญชี ด้วยการนำข้อมูลเหล่านั้นมาทำการบันทึก และแยกประเภทเป็นหมวดหมู่ เพื่อความสะดวกต่อการสรุปผลการดำเนินงานในวันสิ้นงวดของการทำบัญชี โดยการจัดทำงบการเงิน ที่มีส่วนทำให้ข้อมูลเกี่ยวกับฐานะการเงิน ผลการดำเนินงาน  รวมทั้งกระแสเงินสดของธุรกิจรวมถึงการเปิดเผย และข้อมูลที่แสดงผลการบริหารของฝ่ายบริหาร ที่ได้รับความไว้วางใจให้ดูแลทรัพยากรของธุรกิจด้วย

วัตถุประสงค์ของงบการเงิน เป็นการให้ข้อมูลเกี่ยวกับฐานะการเงินผลการดำเนินงาน และมีการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินของกิจการ  ที่จะเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้งบการเงินทุกประเภท เพื่อนำไปใช้ตัดสินใจ
ที่มาจาก: www.pangpond.com/p=52798

ประโยชน์ของการทำข้อมูลเพื่อจัดทำบัญชี

shutterstock_134923598

ผู้ที่มีหน้าที่ในการบันทึกบัญชีเรียกว่า  ผู้ทำบัญชี ซึ่งเป็นผู้ทำงานของการทำบัญชี โดยเป็นเรื่องของการบันทึกรายการค้าขายหรือข้อมูลทางบัญชีที่เกิดขึ้นในสมุดบัญชี จนกระทั่งการจัดทำงบการเงิน ส่วนการบัญชีเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบระบบการบันทึกบัญชี โดยการจัดทำรายงานการเงินและทำการแปลความหมายของรายงานการเงิน  ซึ่งนักบัญชี จะมีหน้าที่จัดวางระบบบัญชีของกิจการ รวมทั้งทำการควบคุมและตรวจตรางานของผู้ทำบัญชี  ซึ่งหมายความว่านักบัญชีจะต้องเป็นผู้มีความรู้และประสบการณ์มากว่าผู้ทำบัญชีนั่นเอง

ประโยชน์ของข้อมูลทางการบัญชี

การทำข้อมูลทางบัญชีก็เพื่อให้ทราบถึงความก้าวหน้าของกิจการ และประสบการณ์ต่างๆ ในการดำเนินงานของผู้บริหาร

ซึ่งจะทำให้ทราบถึงผลการดำเนินงานและฐานะการเงินของกิจการ และทำให้ผู้บริหารและผู้เกี่ยวข้องอื่นๆ ได้ใช้ข้อมูลทางบัญชีเพื่อประกอบการวางแผนการควบคุม และช่วยในการตัดสินใจ เพื่อทำให้ฝ่ายบริหารทราบถึงข้อบกพร่องในการดำ เนินกิจการที่ผ่านมา เพื่อที่จะเป็นแนวทางในการปรับปรุงการทำงานต่อไปในอนาคต และในการจัดทำบัญชีของกิจการจำเป็นอย่างมากที่จะต้องอาศัยเอกสารหลักฐานที่มีความน่าเชื่อถือได้เพื่อบันทึกรายการที่เกิดขึ้นจนกระทั่งทำการประ มวลผลเพื่อนำเสนองบการเงิน  โดยสามารถสรุปเป็นขั้นตอนการจัดทำรายงานทางการเงิน ออกมาให้เป็นขั้นตอนต่างๆ

ขั้นตอนการปิดบัญชี

การปิดบัญชีก็เพื่อเป็นการวิเคราะห์รายการค้า ซึ่งถือเป็นขั้นตอนแรกและเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากของวงจรบัญชี เพราะเป็นการวิเคราะห์รายการค้าที่เกิดขึ้นในกิจการของเจ้าของว่า รายการค้าที่เกิดขึ้นนั้นได้ส่งผลให้สินทรัพย์ หนี้สิน รวมทั้งส่วนของเจ้าของของกิจการเปลี่ยนแปลงอย่างไรบ้าง ซึ่งในการบันทึกรายการลงในสมุดบัญชีขั้นต้น หรือสมุดรายวันนั้น หากทำการวิเคราะห์รายการค้าได้แล้วว่า รายการค้าที่เกิดขึ้นจะทำให้สินทรัพย์ หนี้สิน รวมทั้งส่วนของเจ้าของมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไร แล้วจึงค่อยนำผลการวิเคราะห์รายการค้ามาบันทึกลงในสมุดรายวันต่อไป และหลังจากผ่านรายการจากสมุดบัญชีรายวันแล้ว ก็ให้ไปยังสมุดบัญชีขั้นปลาย  หรือสมุดบัญชีแยกประเภทที่เป็นการนำรายการค้าที่ได้บันทึกไว้ในสมุดรายวันไปทำการจำแนกแยกแยะบัญชีให้เป็นหมวดหมู่ ซึ่งจะอยู่ในสมุดบัญชีแยกประเภทของบัญชีต่าง ๆ และเมื่อทำการปรับปรุงบัญชีในวันสิ้นงวดแล้ว เมื่อถึงวันสิ้นงวดบัญชีของกิจการ ซึ่งหากมีรายการค้าใดที่ได้บันทึกและผ่านรายการแล้ว แต่ว่ายังไม่ถูกต้อง ก็จะต้องมาทำการปรับปรุงรายการด้วยการบันทึกรายการปรับปรุงลงในสมุดรายวัน เหมือนกับรายการค้าที่เกิดขึ้นใหม่ แล้วค่อยผ่านรายการปรับปรุงไปยังสมุดบัญชีแยกประเภทเหมือนเดิม

หลังจากปรับปรุงบัญชีให้ถูกต้อง จะต้องนำยอดคงเหลือที่ถูกต้องของบัญชีแต่ละประเภทมาจัดทำงบการเงิน ไม่ว่าจะเป็นงบแสดงฐานะการเงิน ,งบกระแสเงินสด ,งบรายได้ค่าใช้จ่าย ,งบแสดงการเปลี่ยนแลงส่วนของผู้ถือหุ้นและหมายเหตุประกอบงบการเงิน และหลังจากที่ปรับปรุงรายการ และจัดทำงบการเงินเสร็จแล้ว ก็จะต้องทำการปิดบัญชีในแต่ละงวด ในสมุดรายวัน เพื่อผ่านรายการไปยังสมุดบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง ส่วนบัญชีที่ไม่ได้ปิด ก็จะต้องยกยอดบัญชีนั้นไปในงวดบัญชีใหม่ต่อไป
ที่มาจาก: www.pangpond.com/p=52796

ข้อดีของการจัดหมวดหมู่ทางการบัญชี

shutterstock_183257003

การจัดหมวดหมู่ หรือแยกประเภทในการทำบัญชีก็เพื่อหายอดคงเหลือของทุกรายการ ซึ่งจะมีการแยกประเภทบัญชีเป็นสินทรัพย์ หนี้สิน ทุน หรือรายได้ รวมทั้งค่าใช้จ่าย ซึ่งข้อดีของการจัดหมวดหมู่จะใช้สมุดบัญชีที่เรียกว่า “สมุดแยกประเภท”   เมื่อมีการสรุปผลและการรายงานฐานข้อมูลทางการเงิน  จะต้องมีการบันทึกบัญชีไประยะหนึ่ง และจะต้องนำรายการที่จัดหมวดหมู่มาสรุปผลดำเนินการและฐานะของกิจการ ด้วยการจัดทำ “งบการเงิน”  หรือ Financial Statement  ซึ่งประกอบ ไปด้วย งบดุล ,งบกำไร ขาดทุน ,งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของผู้ถือหุ้น ,งบกระแสเงินสด ซึ่งส่วนใหญ่แล้วนโยบายบัญชี และหมายเหตุประกอบงบการเงิน โดยนโยบายบัญชีที่เป็นหลักการทางบัญชีที่กิจการสามารถนำมาใช้ในการจัดทำ และนำเสนองบการเงินได้

ประโยชน์ของการทำบัญชี

การบัญชีถือได้ว่าเป็นศิลปะของการรวบรวมข้อมูลทางการเงินต่างๆ ทั้งรายรับ รายจ่าย กำไร ขาดทุน ฯลฯ เพื่อเป็นการบันทึก จำแนก และทำสรุปข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์ทางเศรษฐกิจที่อยู่ในรูปของตัวเงิน  โดยผลงานขั้นสุดท้ายของการบัญชีก็คือ การให้ข้อมูลทางการเงินและผลสรุปจากยอดคงเหลือ ที่จะทำให้ทราบว่า เหลือเงินเท่าไหร่ มีกำไรเท่าไหร่ ใช้ไปเท่าไหร่ หรือขาดทุนเท่าไหร่นั่นเอง ซึ่งถือเป็นประโยชน์แก่บุคคลหลายๆ ฝ่าย และผู้ที่สนใจในแต่ละกิจกรรม

คำจำกัดความของ “การบัญชี”

การทำบัญชี ขั้นตอนของการเลือกและการเก็บรวบรวม ก็คือจะต้องดูด้วยว่ามีการพิจารณาว่ารายการที่เกิดขึ้นเป็นรายการค้าหรือไม่ และเป็นเหตุการณ์ทางเศรษฐกิจที่กิจการจะต้องนำมาบันทึกในสมุดบัญชีหรือไม่ ซึ่งจะต้องเก็บรวบรวมเอกสารหลักฐาน สำหรับเอาไว้ใช้ในการบันทึกบัญชี  โดยการจดบันทึกและทำการวัดมูลค่า ซึ่งเป็นการนำข้อมูลเอกสารจากขั้น ตอนแรกมาทำการบันทึกรายการทางบัญชี หรือรายการค้าและเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้น แต่จะต้องเป็นรายการหรือเหตุ การณ์ที่สามารถนำมาบันทึกลงในสมุดบัญชี หรือสมุดรายวัน ซึ่งการบันทึกจะมีการวัดมูลค่าเข้ามาเกี่ยวข้อง

การวัดมูลค่าทางการบัญชี

เป็นการแสดงมูลค่าของรายการนั้นๆ  แต่มีความแตกต่างกันไป ซึ่งส่วนใหญ่จะขึ้นอยู่กับว่าเป็นรายการประเภทไหน อย่างการวัดด้วยราคาทุนหรือราคาในวันที่ได้มา  รวมทั้งการวัดด้วยราคายุติธรรม คือราคาที่ผู้ซื้อและผู้ขายต่างก็มีความเต็มใจในการซื้อขายกันและไม่มีใครมีอำนาจเหนือใคร  นอกจากนี้การใช้หน่วยเงินตรา ยังจะต้องมีการบันทึกรายการทางบัญชีในแบบที่ต้องใช้หน่วยเงินตราอย่าง บาท หรือ  ดอลลาร์ โดยถือว่าจำนวนที่บันทึกลงไปแต่ละหน่วยจะมีค่าคงที่ แม้ว่าค่าของเงินจะเปลี่ยนแปลงไปเท่าใดก็ตาม

หมายเหตุประกอบงบการเงิน เป็นการนำเสนอข้อมูลต่างๆ ที่สำคัญ ซึ่งจะทำให้ผู้ใช้งบการเงินได้ทราบหลักปฏิบัติ ในทางบัญชีที่กิจการได้เลือกใช้ในการจัดทำ และการนำเสนองบของการเงินต่อไป
ที่มาจาก: www.pangpond.com/p=52791

หลักในการบันทึกบัญชีครัวเรือนเพื่อเป็นเครื่องมือวางแผนการเงิน

shutterstock_73856068

ต้องยอมรับว่าในปัจจุบันผู้คนมีปัญหาหนี้สินกันมาก ส่วนหนึ่งเป็นเพราะหลงใหลไปกับวัตถุที่ออกมาใหม่ ๆ ตามสมัยนิยมทำให้อยากได้แบบหยุดไม่ได้ แบบต่อเนื่องไม่มีการควบคุมตนเอง จึงเกิดความเดือดร้อนเรื่องการเงินขึ้น การทำบัญชีครัวเรือนจึงเป็นอีกเครื่องมือหนึ่งที่ได้รับการยอมรับว่าหากผู้ใดได้ทำบัญชีครัวเรือนแล้วชีวิตความเป็นอยู่จะดีขึ้น

นั่นเป็นเพราะการได้เห็นถึงรายรับรายจ่ายที่เข้ามาจ่ายออกอย่างสม่ำเสมอซึ่งได้มีการจดบันทึกไว้ ทำให้หลายคนได้เห็นภาพการใช้จ่ายเงินของตนเองอย่างเป็นรูปธรรม ทำให้เกิดจิตสำนึกที่จะประหยัด เก็บออม หารายได้ลดรายจ่ายมากขึ้น

การทำบัญชีครัวเรือนคือการจะบันทึกข้อมูลทางการเงินของตนอย่างซื่อสัตย์ ถูกต้อง ครบถ้วนทุกรายการที่รับมาและจ่ายไป และมีการสรุปแต่ละวันแต่ละเดือนเพื่อทราบผลการดำเนินชีวิตด้านการเงินอย่างแท้จริง นอกจากนี้ยังสามารถนำข้อมูลในอดีตมาเปรียบเทียบกับปัจจุบันได้ว่ามีการพัฒนาดีขึ้นหรือไม่ เป็นไปตามเป้าหมายทางการเงินที่วางไว้หรือไม่ ซึ่งข้อมูลที่บันทึกไว้นี้จะเป็นประโยชน์ในการวางแผนชีวิตและกำหนดกิจกรรมที่เป็นประโยชน์ต่อตนเองและครอบครัวได้

เรียนรู้รายรับรายจ่าย

การทำบัญชีครัวเรือนส่งผลดีต่อตนเอง ซึ่งทางราชการก็พยายามสนับสนุนให้ทุกครัวเรือนได้จัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายไว้ โดยมีหลักว่าให้บันทึกบัญชีลงไปว่ามีรายรับมาจากแหล่งใดบ้าง เป็นจำนวนเงินเท่าไร และมีรายจ่ายในเรื่องอะไรบ้าง เป็นจำนวนเงินเท่าไร ในแต่ละวัน แต่ละสัปดาห์ แต่ละเดือน ทุก 6 เดือน และแต่ละปี การทำเช่นนี้จะทำให้คุณมองเห็นภาพรวมของการเงินของตนเองและครอบครัวว่ามีรายจ่ายเท่าไร มีเงินคงเหลือเท่าไร เงินขาดมือหรือรายจ่ายมากกว่ารายรับเป็นจำนวนเท่าไร สามารถเจาะลงไปทีละรายการเลยว่ามีรายการใดบ้างที่จ่ายมากเกินความจำเป็นหรือไม่ โดยการวางแผนการเงินใหม่ด้วยการลดการจ่ายที่ไม่จำเป็นและจ่ายเฉพาะสิ่งที่มีความจำเป็นเท่านั้น การทำเช่นนี้จะทำให้ฐานะการเงินในครัวเรือนค่อย ๆ ดีขึ้น

รายจ่ายที่ไม่จำเป็นที่ปรากฏในบัญชี เช่น ซื้อบุหรี่ ซื้อเหล้า เล่นการพนัน เป็นตัวเตือนว่าเราควรจะลด ละ เลิก อย่างจริงจังเสียที เมื่อเรานำรายรับมาลบกับรายจ่าย หากผลออกมาติดลบนั่นหมายความว่าเกิดภาวะขาดดุล คราวต่อไปจะต้องทำการลดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกซึ่งหลายคนก็ทำได้อย่างดีเยี่ยม แต่สำหรับบางคนอาจจะต้องค่อยเป็นค่อยไปซึ่งจะต้องใช้เวลาสักหน่อย แต่ทุกสิ่งขึ้นอยู่กับใจหากใจเข้มแข็งก็สามารเอาชนะทุกสิ่งได้ไม่ยกเว้นแม้แต่เรื่องของการลด ละ เลิกสิ่งที่ไม่ส่งผลดีต่อการใช้ชีวิต

การทำบัญชีครัวเรือนนั้นไม่ยากขอให้เราเริ่มต้นตั้งแต่วันนี้และทำอย่างต่อเนื่อง คุณจะมีเครื่องมือในการวิเคราะห์ฐานะการเงินในครัวเรือนและวางแผนการใช้ชีวิตใหม่ เพื่อให้มีเงินเหลือเก็บไม่เป็นหนี้สินทำให้ครอบครัวมีความสุขตลอดไป
ที่มาจาก: www.pangpond.com/p=52785

โทษของการไม่ชำระบัญชี…หลังจากกิจการหยุดดำเนินงาน

shutterstock_140263030

การจัดตั้งห้างหุ้นส่วน หรือบริษัทสมัยก่อนต้องมีผู้ถือหุ้นหรือผู้ร่วมก่อตั้งอย่างน้อย 7 คน ส่วนการจดทะเบียนจัดตั้งบริษัทจะต้องใช้เวลาอีกหลายวัน แต่สมัยนี้รูปแบบการทำงานของกรมพัฒนาธุรกิจการค้ามีการปรับเปลี่ยนให้รวดเร็วมากขึ้น อีกทั้งยังปรับเปลี่ยนข้อกำหนดเงื่อนไขในเรื่องของการจัดตั้งบริษัท ทำให้ปัจจุบันสามารถจัดตั้งบริษัทได้แบบไม่ยุ่งยาก  แม้ว่าจะมีผู้ร่วมก่อตั้งหรือผู้ถือหุ้นเพียง 3 คน และหากเอกสารครบถ้วนก็สามารถจัดตั้งบริษัทได้ภายใน 1 วัน  ถือว่ารวดเร็วทันใจดีจริงๆ  ถือว่าเป็นผลดีในแง่ของระยะเวลาที่ใช้ในการจัดตั้ง เพราะใช้เวลาน้อยลงและยังทำให้การจัดตั้งบริษัทมีความสะดวกรวดเร็วและง่ายกว่าเดิม แต่การจัดตั้งบริษัทที่ง่ายขึ้นก็อาจส่งผลในทางลบหากผู้ถือหุ้นเหล่านั้นไม่ได้ศึกษาหรือเตรียมตัวรับมือว่ามีหน้าที่ใดบ้างที่จะต้องรับผิดชอบหลังจากจัดตั้งบริษัทแล้ว

เหตุผลของการจ้างนักบัญชี

บริษัทที่ถูกจัดตั้งขึ้นถือเป็นนิติบุคคลตามกฎหมายไทย และจะต้องมีการจัดทำบัญชีและจัดทำงบการเงินของกิจการโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีคือผู้มีอำนาจของบริษัท แต่หากไม่สามารถจัดทำบัญชีเองได้ ก็ต้องจัดหาผู้ทำบัญชีมาแทนตัวให้ได้ โดยอาจจะต้องจ้างนักบัญชีอิสระ หรือจ้างสำนักงานบัญชีมาจัดทำเพื่อทำการบันทึก เก็บข้อมูลและจัดเตรียมงบการเงินที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าและจะต้องนำส่งต่อกรมสรรพากรทุกสิ้นปี แต่หากผู้ประกอบการ ที่ยังไม่ได้ศึกษาหน้าที่และความรับผิดชอบที่ตามมาอาจทำให้เกิดผลเสียหายโดยไม่รู้ตัว หรือเกิดการแบ่งผลประโยชน์ไม่ลงตัวทำให้เกิดปัญหาจนต้องหยุดการดำเนินงานในนามบริษัทที่ร่วมกันจัดตั้งและไม่มีการกระทำการใดๆ อีก

ควรแจ้งปิดบริษัทและทำการชำระบัญชีหลังจากเลิกกิจการ

สำหรับปัญหาจากการหยุดการดำเนินงานของบริษัท ที่ผู้ประกอบการหลายรายไม่ทราบว่าจะต้องทำการจดทะเบียนเลิกบริษัทและต้องชำระบัญชี ณ วันที่เลิกกิจการให้เรียบร้อย คิดแต่เพียงว่าหากไม่อยากดำเนินงานต่อ ก็แค่หยุดหรือปิดบริษัทไปเลย เท่ากับว่าไม่มีการแจ้งปิดบริษัท ,ไม่ชำระบัญชี ,ไม่มีการยื่นงบการเงิน และไม่ยื่นแบบแสดงรายการเพื่อเสียภาษี ณ วันที่ เลิกกิจการ หากไม่มีการจดทะเบียนเลิกบริษัท และไม่มีการชำระบัญชีให้เสร็จสิ้น กรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร จะยังคงถือว่ากิจการยังคงดำเนินไปอย่างปกติ เพราะเป็นหน่วยงานที่บริษัทหรือกิจการจะต้องนำส่งงบการเงินจากพนักงานบัญชี

โทษของการไม่ชำระบัญชีบริษัทหลังเลิกกิจการ

เมื่อกิจการไม่มีความเคลื่อนไหวใดๆ ในสถานประกอบกิจการ นั่นคือกรรมการผู้จัดการที่ก่อตั้งบริษัทไม่ยอมดำเนินการชำระบัญชี หรือภาษีให้เรียบร้อย แต่กลับปล่อยบริษัททิ้งโดยไม่มีการดำเนินการใดๆ  ก็จะเท่ากับว่าไม่มีการยื่นงบการเงินประจำปีต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า และไม่มีการยื่นแบบแสดงรายการเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลต่อกรมสรรพากร อาจส่งผลทำให้ได้รับโทษปรับตามมา  ซึ่งมีอัตราแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับว่ามิได้นำส่งงบการเงินมาแล้วนานกี่เดือน และอาจมีโทษถึงขั้นติดคุกก็ได้หากเพิกเฉย!  ซึ่งผู้ประกอบการจะต้องทำการจดทะเบียนเลิกและชำระบัญชีให้เรียบร้อย  เพื่อนำส่งต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเพราะจะทำให้ทราบว่า กิจการดังกล่าวได้หยุดการดำเนินงานอย่างเป็นทางการ และต้องยื่นแบบแสดงรายการเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคล ณ วันเลิกกิจการให้เรียบร้อยต่อกรมสรรพากรเช่นกัน และหากคุณทำเพิกเฉยนานเกินกว่า 6 เดือน จากจดหมายแจ้งเตือนที่มาจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า อาจจะเปลี่ยนเป็นหมายเรียกจากสถานีตำรวจ และเปลี่ยนเป็นหมายจับ และไหนจะค่าปรับที่อาจตามมาอีกมากมาย
ที่มาจาก: www.pangpond.com/p=52756

เหตุผลที่ต้องใช้สมุดบัญชีขั้นต้นและขั้นปลาย

shutterstock_49646170

การบัญชีการเงิน เป็นการจัดทำบัญชีและการรายงานทางการเงินของกิจการที่มีการจัดทำภายใต้กฎเกณฑ์หลักการบัญชีที่รองรับทั่วไปตามมาตรฐานบัญชี ให้กับผู้ใช้งบการเงินภายนอกกิจการ  ทั้งนี้ก็เพื่อใช้ประกอบการวางแผน ควบคุม และใช้ในการตัดสินใจในการดำเนินการต่างๆ ได้เร็วขึ้น  และทุกบริษัทหรือหน่วยงานต่างๆ ก็ต้องมีการบันทึกการทำบัญชีแน่นอน ซึ่งรายการบัญชีที่เกิดขึ้น เมื่อผ่านการวิเคราะห์แล้วก็จะนำมาทำการบันทึกรายการใน สมุดบัญชีที่ใช้ในการจัดทำบัญชี โดยจะแบ่งเป็นสองประเภทใหญ่ ๆ คือ สมุดบัญชีขั้นต้นและสมุดบัญชีขั้นปลาย

สมุดบัญชีขั้นต้น

สมุดบัญชีขั้นต้น (Book of Original Entry) หรือสมุดบันทึกรายการขั้นต้น ถือได้ว่าเป็นสมุดที่ใช้ในการบันทึกรายการการทำบัญชีเบื้องต้น และเมื่อมีรายการบัญชีเกิดขึ้น ก็จะต้องทำให้ผู้จัดทำบัญชีทำการวิเคราะห์รายการนั้นว่าจะมีผล กระทบต่อสินทรัพย์ หนี้สิน หรือส่วนของเจ้าของอย่างไร  และต้องเดบิต หรือเครดิตบัญชีใด แล้วจึงนำทำการบันทึกรายการในสมุดบัญชีขั้นต้น โดยการบันทึกบัญชีนั้น จะต้องมีการเรียงลำดับวันที่ก่อนและหลังตามเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นของรายการแต่ละบัญชีนั้น ๆ   โดยสมุดบัญชีขั้นต้นแบ่งออกเป็น  2  ส่วนใหญ่ ๆ  คือสมุดรายวันเฉพาะที่เป็นสมุดบัญชีขั้นต้นที่ใช้จดบัน ทึกรายการจากการทำบัญชีต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นเป็นประจำ หรือเกิดซ้ำ ๆ ในแต่ละวัน  อย่างรายการซื้อ-ขาย และรายการที่เกี่ยวกับการรับ – จ่ายเงินสด

สมุดรายวันเฉพาะของสมุดบัญชีขั้นต้น

สมุดรายวันเฉพาะ ที่เป็นสมุดรายวันของสมุดบัญชีขั้นต้นนั้น จะมีสมุดรายวันรับเงินและสมุดรายวันจ่ายเงิน เพื่อใช้บันทึกรายการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการรับเงินที่เป็นเงินสดและเงินฝากธนาคาร การทำบัญชีในบางครั้งอาจใช้สมุดเพียงเล่มเดียวในการบันทึกรายการไม่ว่าจะเป็นการรับเงิน หรือจ่ายเงินก็ได้ โดยเรียกว่า สมุดเงินสด  ส่วนสมุดรายวันซื้อ จะใช้สำหรับบันทึกรายการที่เกี่ยวกับการซื้อสินค้าเชื่อเท่านั้น  สำหรับสมุดรายวันขาย จะใช้บันทึกรายการที่เกี่ยวกับการขายสินค้าเท่านั้น  แต่หากมีการใช้สมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด ก็จะใช้เพื่อเป็นการบันทึกรายการส่งคืนสินค้าที่เกิดขึ้นจากการซื้อเชื่อเท่านั้น  หากเป็นสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด จะใช้สำหรับบันทึกรายการรับคืนสินค้า ที่เกิดจากการขายเชื่อเท่านั้น แต่สำหรับสมุดรายวันทั่วไป จะใช้บันทึกรายการทั่วไปที่ไม่สามารถบันทึกลงในสมุดรายวันเฉพาะได้  อย่างการทำรายการเปิดบัญชี  หรือรายการปรับปรุง ณ วันสิ้นสุดงวดบัญชี รวมทั้งรายการปิดบัญชี

สมุดบัญชีขั้นปลาย

สมุดบันทึกบัญชีแยกประเภท   หรือสมุดบัญชีขั้นปลาย เป็นสมุดบัญชีสำหรับใช้ในการจำแนกรายการบัญชีต่าง ๆ ที่บันทึกไว้ในห้องสมุดบัญชีขั้นต้น ทั้งนี้ก็ให้เป็นหมวดหมู่เพื่อสร้างความสะดวกแก่การสรุปผลการดำเนินการและฐานะทางการเงินโดยสมุดบัญชีขั้นปลายได้แยกประเภทออกเป็น สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป ซึ่งเป็นสมุดบัญชีแยกประเภทเล่มหลักที่กิจ การจะต้องจัดทำ ประกอบด้วยบัญชีต่าง ๆ ตามผังบัญชีที่กำหนดไว้ หรือเรียกว่า บัญชีคุมยอด  ส่วนสมุดบัญชีแยกตามประเภทย่อยเป็นสมุดบัญชีแยกประเภท ที่เป็นการจัดทำขึ้นสำหรับแสดงรายละเอียดของบัญชีต่าง ๆ ที่ได้แสดงไว้ในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป
ที่มาจาก: www.pangpond.com/p=52789